Postup vytvoření šablony dokumentů

V mobilní nebo webové aplikaci ERPIO App lze z menu Šablony získat přehled šablon, nebo Vytvořit novou šablonu (i kopií z již existující – pod dlaždicí Šablony):

Editace šablony

Řádkovou akcí Editace šablony v seznamu šablon lze vyvolat editační formulář, kde je možné pomocí jednoduchého editoru (podobě jako v MS Word) upravit Hlavičku, Tělo a Patičku dokumentu.

Jsou k dispozici Dostupné parametry (ohraničené znakem „@“), které je možné vkládat do editoru Těla dokumentu. Těmito zástupnými parametry se symbolicky nahrazují hodnoty, které se v dalším kroku načítají pro vybranou Organizaci a Zaměstnance ze systému HELIOS (HEO), např.:

Do editoru Těla doporučujeme vkládat zástupné parametry (po zkopírování z pole Dostupné parametry) jako prostý text (bez formátování, z kontext. nabídky Vložit jako prostý text) a poté lze dodatečně parametry libovolně formátovat (velikost, síla, styl, barva textu apod.).

Seznam všech zástupných parametrů najdete z menu Číselníky – Zástupné parametry (nebo při editaci přes 3 tečky v poli Dostupné parametry).

Postup vytvoření dokumentu ze šablony

Dokumenty lze vytvářet buď pomocí již připravených šablon, nebo jednorázově bez šablony z menu Dokumenty:

Nový dokument ze šablony
Nový dokument bez šablony

Vytvoření dokumentu probíhá ve 3 krocích:

Vytvořit nový dokument ze šablony
Editace dokumentu
Uložení vygenerovaného PDF dokumentu do HEO nebo uložení a odeslání k podpisu do Signi

1. krok – Vytvoření nového dokument ze šablony

Při výběru nebo změně Zaměstnance (pouze s e-mail. adresou) se automaticky přednastaví Název vytvářeného dokumentu podle vybraných hodnot takto:

<Příjmení Jméno>_<název šablony>
Je to pouze návrh Názvu, který lze před potvrzením upravit

Po potvrzení editačního formuláře se do HELIOS vytvoří nový dokument (HEO – Dokumenty všeobecné), který bude v tomto 1. kroku obsahovat pouze podklady pro vytvoření konečného PDF dokumentu (v ext. informacích – Sign Lite):

Firma
Zaměstnanec
Hlavička dokumentu
Tělo dokumentu
Patička dokumentu

2. krok – Editace dokumentu

Ve 2. kroku (po potvrzení 1. edit. formuláře) se pomocí Editace dokumentu může celý dokument zkontrolovat, zda se správně zástupné parametry v Těle dokumentu nahradili konkr. hodnotami z HEO, popř. lze ještě v tomto kroku provést změny před vygenerování dokumentu do výsledného PDF:

3. krok – Uložení vytvořeného PDF do HEO, popř. odeslání k podpisu do Signi

V posledním 3. kroku se vygenerovaný PDF dokument zobrazí a může se buď Uložit dokument do HEO, kde bude čekat na ruční změnu stavu akcí „K podpisu do Signi“, nebo lze přímo PDF po uložení do HEO Odeslat k podpisu do Signi (stav se nastaví na „příprava (pro Signi)“):

Po tomto posledním 3. kroku už dále cyklus podepisování probíhá standardním způsobem.